Datenschutzerklärung

DATENSCHUTZERKLÄRUNG (PRIVACY RULES)

Zuletzt aktualisiert: 3. Januar 2026

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie VISADOX Technologies SRL („VISADOX“, „wir“, „uns“, „unser“) im Zusammenhang mit ihrer Website und ihren Websites, Online-Diensten, Kommunikationskanälen und Visa-Unterstützungsleistungen (zusammen die „Leistungen“) personenbezogene Daten erhebt, verwendet, speichert, weitergibt und schützt.

VISADOX Technologies SRL ist in Rumänien (Europäische Union) gegründet und verarbeitet personenbezogene Daten in erster Linie nach dem Datenschutzrecht der Europäischen Union, insbesondere nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO, GDPR).

Werden die Leistungen über unser verbundenes Unternehmen in der Türkei oder in Zusammenarbeit mit ihm erbracht, können personenbezogene Daten zusätzlich nach den Bestimmungen des türkischen Gesetzes Nr. 6698 über den Schutz personenbezogener Daten (KVKK) verarbeitet werden.

1. Begriffsbestimmungen

Personenbezogene Daten

Alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Verarbeitung

Jeder Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten (z. B. Erheben, Erfassen, Speichern, Verwenden, Übermitteln, Löschen).

Betroffene Person

Die natürliche Person, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Verantwortlicher

Die Person oder Organisation, die über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet.

Auftragsverarbeiter

Die Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

2. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

Firma

VISADOX Technologies S.R.L.

Adresse

Bulevardul Paul Teodorescu 4e, 061344 Bukarest, Rumänien

E-Mail

privacy@VISADOX.com

3. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für:

• Besucher unserer Website
• Personen, die mit uns Kontakt aufnehmen oder Informationen anfordern
• Kunden, die unsere Leistungen nutzen
• Geschäftspartner und Lieferanten (soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden)

Diese Erklärung gilt nicht für Websites, Plattformen oder Dienste Dritter, auf die Sie über unsere Website weitergeleitet werden. Wir empfehlen Ihnen, die Datenschutzerklärungen der jeweiligen Dritten zu lesen.

4. Kategorien verarbeiteter personenbezogener Daten

4.1 Identitäts- und Kontaktdaten

• Vorname, Nachname
• E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Adresse und grundlegende Kontaktdaten
• Sprachpräferenzen

4.2 Identitäts- und Reise- / Antragsdaten (von Ihnen bereitgestellt)

• Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Geburtsort (soweit erforderlich)
• Angaben aus Reisepass oder Ausweisdokument
• Angaben zu Reiseplan und Reiseroute
• Termin- und Planungsdaten
• Von Ihnen bereitgestellte Nachweise

4.3 Leistungs- und Kommunikationsdaten

• Aufzeichnungen von E-Mails und Nachrichten
• Supportvorgänge und Leistungsvermerke
• Aufzeichnungen über Beratungsgespräche

4.4 Zahlungs- und Rechnungsdaten

• Rechnungsangaben und Rechnungsadresse
• Zahlungsstatus und Transaktionsreferenzen

Wichtig: Zahlungen werden von lizenzierten Drittanbietern abgewickelt. VISADOX speichert keine vollständigen Kartennummern, keine CVV-Codes und keine sensiblen Authentifizierungsdaten.

4.5 Technische und Nutzungsdaten

• IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen
• Protokolldaten und Zeitstempel
• Cookie-Kennungen

4.6 Audio- / Videodaten (falls vorhanden)

• Gesprächsaufzeichnungen (nach vorheriger Information)
• Videoüberwachungsaufnahmen (CCTV) zur Sicherheit am Arbeitsplatz

5. Herkunft der personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten können erhoben werden:

• direkt bei Ihnen
• automatisch bei der Nutzung der Website
• von unseren Dienstleistern
• aus rechtmäßig öffentlich zugänglichen Quellen.

6. Zwecke der Verarbeitung

6.1 Erbringung der Leistungen

• Bearbeitung von Beratungsanfragen
• Administrative Unterstützung bei der Vorbereitung von Anträgen
• Koordination von Terminen
• Kommunikation mit Kunden

VISADOX leistet ausschließlich administrative Unterstützung und erbringt keine Rechtsberatung.

6.2 Betriebliche Zwecke

• Konto- und Rechnungsverwaltung
• Verbesserung der Leistungsqualität
• Geschäftsanalysen

6.3 Sicherheit

• Sicherheit von Systemen und Nutzern
• Verhinderung von Betrug
• Bearbeitung von Streitigkeiten

6.4 Einhaltung rechtlicher Vorgaben

• Erfüllung gesetzlicher Pflichten
• Beantwortung von Anfragen zuständiger Behörden

6.5 Marketing (mit Einwilligung)

• Werbliche und informierende Mitteilungen
• Möglichkeit, sich auf Wunsch abzumelden

7. Rechtsgrundlagen (DSGVO)

Personenbezogene Daten werden auf folgenden Rechtsgrundlagen verarbeitet:

• Erfüllung eines Vertrags
• Erfüllung rechtlicher Pflichten
• Berechtigte Interessen
• Ausdrückliche Einwilligung

Für Verarbeitungen mit Bezug zur Türkei gelten Art. 5 und 6 KVKK.

8. Cookies

Auf unserer Website können Cookies für folgende Zwecke eingesetzt werden:

• Unbedingt erforderliche Funktionen
• Präferenzen
• Analyse und Leistung
• Marketing (mit Einwilligung)

Einzelheiten entnehmen Sie bitte der Cookie-Richtlinie.

9. Nachverfolgung der E-Mail-Zustellung

Der Zustellstatus von Transaktions-E-Mails kann technisch überwacht werden.

Dieser Vorgang ist auf Supportleistungen, Abrechnung und Sicherheitszwecke beschränkt.

10. Weitergabe personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden nicht verkauft und können an folgende Stellen weitergegeben werden:

• Dienstleister
• Zahlungsinstitute
• Externe Fachberater
• Zuständige Behörden
• Im Rahmen von Unternehmenszusammenschlüssen oder Übernahmen

Offizielle Anträge

Müssen Daten an offizielle Stellen übermittelt werden, gelten die Richtlinien der jeweiligen Stelle; diese liegen außerhalb der Kontrolle von VISADOX.

11. Internationale Datenübermittlungen

Daten können in die Länder übermittelt werden, in denen wir tätig sind.

Schutzmechanismen:

• Standardvertragsklauseln
• Angemessenheitsbeschlüsse
• Sonstige gesetzliche Garantien

Für Übermittlungen zwischen der EU und der Türkei gilt Art. 46 DSGVO.

12. Marketingeinstellungen

Sie können sich über den Link in der E-Mail oder über privacy@VISADOX.com von Marketingmitteilungen abmelden. Transaktions-E-Mails können weiterhin versandt werden.

13. Speicherdauer

Daten werden nur so lange gespeichert, wie es erforderlich ist:

• Kundendaten
• Buchhaltungsdaten
• Supportanfragen
• Technische Protokolle
• Gesprächs- und Videoüberwachungsaufzeichnungen

14. Sicherheitsmaßnahmen

Es werden angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen angewendet.

Eine absolute Sicherheit der Datenübertragung über das Internet kann nicht garantiert werden.

15. Ihre Rechte

Nach geltendem Recht haben Sie folgende Rechte:

• Auskunft
• Berichtigung
• Löschung
• Einschränkung
• Widerspruch
• Datenübertragbarkeit
• Widerruf der Einwilligung

Anfragen

privacy@VISADOX.com

Beschwerden

Rumänische Datenschutzbehörde (ANSPDCP).

16. Kinder

Die Leistungen richten sich nicht an Personen unter 18 Jahren.

17. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine vollständig automatisierte Entscheidungsfindung findet nicht statt.

18. Änderungen dieser Erklärung

Aktualisierungen werden auf der Website veröffentlicht.

19. Kontakt

Für Anfragen zum Datenschutz: privacy@VISADOX.com.